Se il ragionamento vi ha convinto ma il budget di quest'anno è già stato deciso, o non avete un reparto che possa occuparsi di un progetto strutturato, ecco cosa può fare un'azienda da lunedì prossimo spendendo poco.
Vi serviranno: due o tre persone disposte a scrivere tre righe al giorno, un posto qualunque dove tenere quelle righe — un file condiviso basta — e un'ora della vostra settimana per rileggerle. Nient'altro.
Settimana uno — scrivere il perché
Scegliete due o tre persone che ogni giorno prendono decisioni a istinto, senza consultare una procedura. Chiedete loro di annotare, in tre righe, ogni volta che succede: cosa hanno deciso, e cosa li ha fatti propendere in quella direzione.
Ditegli una cosa prima di cominciare, altrimenti otterrete la versione ufficiale: che quelle righe non entrano in nessuna valutazione, né oggi né più avanti.
Settimana due — scegliere un solo processo
Non il più importante: il più piccolo e fastidioso. Quello che tutti sanno essere disordinato ma che nessuno ha mai avuto tempo di sistemare. Mappatelo con onestà — chi lo tocca, dove si inceppa, quali eccezioni si fanno sempre senza che siano scritte da nessuna parte.
Settimana tre — trovare un punto di carenza
Individuate un'informazione che oggi esiste solo nella testa di una persona, e scrivetela da qualche parte in modo che chiunque altro possa trovarla. Un solo punto basta: l'obiettivo non è risolvere tutto, è dimostrare a voi stessi che il sangue può cominciare a circolare anche senza un progetto informatico.
Settimana quattro — guardare, non ancora costruire
Resistete alla tentazione più forte di tutte: automatizzare subito quello che avete appena mappato. Rileggete ciò che avete raccolto in tre settimane e chiedetevi solo una cosa — cosa vi ha sorpreso di più. È lì, quasi sempre, che si trova il punto da cui vale la pena ripartire con un progetto vero.
Come va a finire, di solito
Immaginate di applicare queste quattro settimane a uno studio di progettazione di dodici persone. Settimana uno: due progettisti senior cominciano ad annotare perché scelgono un fornitore di materiali piuttosto che un altro — cosa che fino a quel momento avevano sempre fatto solo a voce, in corridoio. Settimana due: mappano il processo di revisione degli elaborati e scoprono che esistono in pratica due modi diversi di condurlo a seconda di chi lo fa, nessuno dei due mai messo per iscritto.
Nessuno di questi momenti è spettacolare. Messi in fila, però, dicono se il problema descritto nel libro è anche il vostro — e se lo è, da dove conviene cominciare.